در صورتيكه شركت‌كننده خود راساً اقدام به ساخت غرفه نمايد، بايد نقشه‌هاي ساخت غرفه را 20 روز قبل از گشايش نمايشگاه به برگزاركننده تحويل دهد. همچنين موظف است نسبت به معرفي پيمانكار ساخت غرفه خود به برگزاركننده اقدام و تائیدیه دریافت نمايد و بعد از تاييد برگزاركننده و پرداخت چك تضمين (50 درصد كل هزينه مشاركت در نمايشگاه) به عنوان وديعه به برگزاركننده براي تخليه غرفه و سالن اقدام به ساخت نمايد.چنانچه شركت‌كننده بخواهد در طرح ارائه شده اصلاحات يا تغييراتي انجام دهد بايد نظر موافق برگزاركننده را جلب نمايد.كليه عمليات اجرايي، چيدن كالا و آرايش و آماده‌سازي غرفه‌ها بايد 24 ساعت قبل از افتتاح نمايشگاه به اتمام برسد و كليه وسائل اضافي و صندوق‌هاي خالي از محوطه نمايشگاهي خارج گردد.شركت‌كننده مكلف است خسارات وارده به تجهيزات، غرفه، سالن يا محوطه نمايشگاه را بر طبق ارزيابي كارشناسان به برگزاركننده پرداخت نمايد.برگزاركننده نظافت كلي نمايشگاه را برعهده خواهد داشت. شركت‌كنندگان مسئول نظافت غرفه‌هاي خود مي‌باشند كه  همه روزه بايستي قبل از شروع ساعت بازديد انجام گيرد.